четверг, 20 октября 2016 г.

Form Publisher - инструкция к применению

Form Publisher - плагин для форм Google. Позволяет на основе данных форм Google и файла-шаблона ("рыбы") получать готовые документы в форматах документов Google и PDF с автоматическим уведомлением  на E-mail и ведением базы данных.

Применение

Может применяться везде, где ведется работа с типовыми документами. Особенно актуально при работе с родителями в системе дополнительного образования.

Инструкция

Подготовительный этап

  1. Зайти на ДискGoogle
  2. Сделать отдельную папку, в которой будут содержаться: форма, файл-шаблон, база с ответами из формы, папка с готовыми документами
  3. Создать файл-шаблон (заявление, договор и т.д.).
    Для этого необходимо создать текстовой документ непосредственно на диске Google или скопировать готовый шаблон в формате документа Word. Поскольку GoogleDisk не может работать в режиме редактирования с документом Word, его необходимо преобразовать в родной для Google формат. Для этого правой кнопкой в среде GoogleDisk щелкните на вордовском файле и выберите Открыть с помощью - Google Документы. При этом файл откроется и будет доступен для редактирования, но это уже будет копия оригинального вордовского файла, который можно смело удалить за ненадобностью. Дальше будем работать только с копией.

  4. В места, куда впоследствии должны быть вставлены данные из формы, добавить двойные угловые скобки <<...>>

Создание и настройка формы

  1. Создать форму и внети все необходимые для формирования будущего документа вопросы (ФИО, класс...)
  2. Настроить прием ответов: Ответы -> Принимать ответы

  3. Настроить сохранение ответов: Сохранять ответы -> Новая таблица (ответы при этом будут сохраняться в "облачной" электронной таблицу на Google Диске)

  4. Сделать доступной форму для всех: Настройки -> Общие -> Снять галочки в разделе "Требуется вход в аккаунт"
  5. Установить дополнение (плагин) Form Publisher
    Щелкнуть на три вертикальные точки с правом углу экрана и выбрать Дополнения



    В строке поиска дополнений набрать "Form Publisher" и нажать на кнопку "Бесплатно"


Редактирование файла-шаблона

Перед слиянием необходимо сопоставить вопросы формы и места вставки ответов из них в шаблон

В места вставки данных, которые в п.4 подготовительного этапа были обозначены двойными угловыми скобками, необходимо скопировать текст заголовков вопросов, например, так - 

Настройка Form Publishe










  1. Перейти в список установленных дополнений и нажать на Form Publisher

  2. Нажать на ссылку "Начало"

  3. Программа спросит "Есть ли у нас шаблон?". Ответить "Да"

  4. Тип шаблона выбрать Google Doc (документ Гугл)

  5. Откроется просмотровщик файлов, в котором нужно выбрать необходимый файл-шаблон

  6. Если вопросы формы были скопированы в шаблон без ошибок, программа должна найти все маркеры. Нажать "Дальше"

  7. Создать директорию хранения готовых документов.
    Программа предложит создать папку, куда будет складывать готовые документы. Если такая папка есть, нажать "Да" и выбрать ее. Если ее нет, нажать "Нет, пожалуйста". После этого программа самостоятельно создаст папку рядом с файлами формы и шаблона.

  8. Настройка названия файлов и донастройка сохранения ответов в базу данных. Программа по умолчанию предлагает называть файлы по названию шаблона и нумеровать готовые файлы с шагом 1, например, файл-шаблон называется "новый документ", готовые документы будут иметь название "новый документ 1", "новый документ 2" и т.д.
    Предлагаю изменить название готовых документов, но сохранить счет, например, так - <<Increment>>_Плавание_<<Укажите полное ФИО ребенка>>, где Increment - счет, Плавание - как пример услуги, Укажите полное ФИО ребенка - такое наименование носит вопрос моей формы (в вашем случае, скорее всего, будет отличаться).

    Также предлагаю поставить галочки для сохранения в БД номеров документов и ссылок на них, будет значительно легче работать с БД и сопоставлять документы.

  9. Настройка оповещений. Добавить, в случае необходимости, адресатов для оповещений, используя кнопку "Add". Поставить, если необходимо, сохранение PDF.

  10. Отредактировать письмо-оповещение, нажав на ссылку "Edit email". После чего нажать на кнопку "Save and clouse"

  11. Нажать в основном окне дополнения "Готово"
  12. Дополнение настроено, форма готова принимать ответы.

Интеграция формы на сайт учреждения

Форма может быть интегрирована на сайт как в виде ссылки, так и фреймом. В связи с рядом ограничением фреймов, большим количеством просмотров сайта с мобильных устройств, отличием дизайна интегрированной в страничку формы от основного дизайна сайта в последнее время стараюсь не использовать теги iframe и делаю просто ссылки.

  1. Нажать на кнопку глаз (просмотр формы)

  2. Скопировать ссылку открытой формы
  3. Зайти на сайт в режиме редактирования (вход в личный кабинет)
  4. Добавить ссылку в нужное место на странице
--------------------------------------

Видео-демонстрация работы Form Publisher





Комментариев нет:

Отправить комментарий